Organizar-se

Os dois elementos essenciais
- Tudo o que demora menos de dois minutos deve ser feito imediatamente
- Tudo o resto é anotado numa lista de prioridades
Eis algumas dicas e truques quotidianos para o ajudar a gerir melhor o seu tempo e a melhorar a sua organização.

1 - Fazer listas
Anote tudo e não confie apenas na sua memória.
Recomendo a utilização de 3 listas:
-Numa folha A4: tudo o que precisa de fazer a longo prazo.
-Num post-it grande: todas as tarefas da semana ou do mês.
-Num mini post-it: as tarefas do dia (por ordem de importância).
Todas as noites, faça um balanço do que conseguiu e do que falta fazer, riscando as actividades das listas.

2- Concentrar-se numa tarefa e terminá-la antes de passar a outra
Para o fazer, siga uma abordagem disciplinada: feche o Outlook e só o reabra de 2 em 2 horas, estabeleça intervalos de trabalho (por exemplo, fazendo reuniões pessoais no Outlook).

3- Faça o seu brainstorming em 2 fases:
1°/ Primeiro, procure ideias: reveja as suas metas e objectivos... e escreva as suas ideias iniciais. Em seguida, consulte os documentos dos seus concorrentes na Internet... A partir destas duas listas, selecione as ideias que lhe parecem mais interessantes e deixe-as assentar durante alguns dias.
2°/ Produzir o documento final a partir dos documentos de trabalho.

4- Evitar as distracções
Arrume a sua secretária de modo a ter apenas a sua folha de papel ou o seu computador à sua frente e coloque o seu telefone no atendedor de chamadas para não ser incomodado de 10 em 10 minutos.
Reúna todas as actividades do seu tempo: telefonemas, responder a e-mails, etc

5- Organize os seus ficheiros
Arquive os documentos em bolsos para evitar papéis soltos e deite fora os ficheiros que já não são necessários.
Utilize ferramentas como o Google Desktop ou o MSN Search para encontrar os seus documentos, e-mails, ficheiros, etc. no seu PC com apenas 1 clique (pelo menos 10 minutos poupados por dia!).
Arquive regularmente o seu MSOutlook para aumentar a velocidade do seu correio eletrónico e evitar que o seu ficheiro PST falhe. Organize os seus ficheiros e e-mails em pastas: em curso, a fazer, newsletters, etc

6- Reserve tempo para tarefas "improdutivas
Reserve as horas do dia em que está mais cansado ou menos concentrado (11h, 14h...) para ler newsletters, consultar o seu correio eletrónico pessoal..

7- Estabeleça um limite máximo de tempo para as actividades que consomem muito tempo
Deve estabelecer um limite máximo de tempo para as tarefas que consomem mais tempo, mesmo que isso signifique produzir trabalho de menor qualidade. É preciso poder fazer um compromisso entre o tempo gasto e a qualidade obtida.
Se for necessário, estabeleça um prazo "pessoal", um desafio a atingir.

8- Delegue as tarefas menos importantes e aceite que elas não são "perfeitas".
Deve delegar tarefas não essenciais, aceitando que inicialmente não serão "como queria", mas deve estabelecer um prazo para atingir esse nível de qualidade (graças aos conselhos e ao feedback sobre a qualidade fornecida).
Da mesma forma, não hesite em pedir conselhos: tentar fazer tudo sozinho e aprender tudo é uma enorme perda de tempo. Tem amigos, conhecidos... que são uma fonte de ajuda e de inspiração que não deve ser ignorada. Não se esqueça também da Internet: fóruns como www.commentcamarche.net e www.yahoo.fr (secção de respostas a perguntas do Yahoo) são verdadeiras minas de ouro e muitas pessoas podem ajudá-lo gratuitamente e, muitas vezes, com um nível de qualidade muito elevado.

9- Faça uma pausa depois do trabalho
Não hesite em fazer pausas para retomar o seu ritmo de trabalho ou para se dar uma pausa suplementar se tiver atingido os seus objectivos.
Além disso, leve sempre consigo um documento ou um dossier para ler quando estiver em movimento, numa sala de espera, etc. Deve aproveitar os tempos de espera para descansar ou ler um relatório ou um artigo, etc

10- Automatizar
Utilize todas as ferramentas informáticas que puder: GPS, organizador, assinatura automática no Outlook com "Melhores cumprimentos ....", respostas de e-mail padrão, sincronizar o telemóvel com o Outlook para ver os seus compromissos em todo o lado..

11 - Utilizar um computador portátil
O computador portátil é uma ferramenta que lhe permite poupar tempo, mesmo que não viaje muito, simplesmente porque é mais fácil de manter do que um PC de secretária.
Mas a grande vantagem é que pode trabalhar quando está perdido (no comboio, à espera entre dois compromissos, etc.), levar a sua base de dados de clientes e produtos consigo para onde quer que vá, apresentar um orçamento no local se tiver uma simples chave USB, chegar a casa com o seu portátil para terminar um ficheiro sem ter de ficar no escritório (está sempre mais relaxado em casa do que no escritório, a trabalhar até ao meio-dia), etc

12 - Limitar o tempo não produtivo
A primeira coisa a fazer é fazer uma triagem das newsletters que recebe e dos feeds RSS que subscreve e guardar APENAS os mais importantes e essenciais. É também uma boa ideia ler esta informação quando está "relaxado" ou não está concentrado (por exemplo, logo a seguir ao almoço, por volta das 18 horas).

13- Prepare-se para o dia seguinte, na noite anterior à sua partida
Pode não parecer nada de especial, mas definir o que vai fazer no dia seguinte permite-lhe não perder tempo assim que chega ao escritório e começar logo a trabalhar.
Nota: Também pode fazê-lo à noite antes de se deitar (escrevendo num papel, não na sua cabeça) para libertar a sua mente durante a noite e acordar pronto para o trabalho!

Aqui estão outras 5 dicas possíveis:

1- Deixe na sua caixa de entrada APENAS os e-mails que exigem ação, caso contrário responda imediatamente ou deite-os fora

2 - Faça APENAS 1 coisa de cada vez, se necessário divida uma tarefa em vários subconjuntos e, acima de tudo, não comece nada sem ter terminado um trabalho.
3- Identifique A coisa a fazer à noite e, quando chegar de manhã, verifique os seus e-mails para se certificar de que continua a ser a prioridade n.º 1.

4- Se receber um e-mail e puder responder-lhe em menos de 2 minutos, responda imediatamente.

5- Observe quando é mais produtivo e reserve as actividades importantes para essas alturas.